OppenOffice Calc

Introducción a OpenOffice Calc.-

OpenOffice.org Calc es un programa de hoja de Cálculo donde nos permite realizar operaciones matemáticas con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples operaciones hasta cálculos más complejos. Es una hoja de cálculo similar a la hoja de Excel.

Tiene muchas utilizaciones: creación de hojas de cálculo, gráficos, tablas, directorios, agenda de direcciones, recibos y facturas, presupuestos y pequeñas bases de datos. 

Es una herramienta que permite crear todo tipo de archivos que pueda necesitar incorporar dentro de trabajos relacionados a la contabilidad. 

En Calc se puede guardar trabajos como páginas Web y publicarlo para que muchas personas lo puedan ver. Puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de Microsoft Excel.

La Ventana de Calc

Identificación y Descripción de Elementos.- 

• Barra de Título: Encontraremos el nombre del archivo actual de trabajo y el nombre de la aplicación que lo trata en este caso OpenOffice.org Calc.

• Barra de Menús: Se encuentran las operaciones de Calc, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en la hoja de cálculo. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación.

Los menús desplegables de la barra de menús contienen tipos básicos de elementos:

• Comandos inmediatos

Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.

Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado.

Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el comando Hiperenlace.

• Comando con ventana.

Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y en el que tendremos botones para aceptar o cancelar la acción.

Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos.

Por ejemplo, en el menú Insertar - Función...

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando.

Archivo: Para crear, abrir, guardar, cerrar y exportar documentos (en formato PDF y XHTML), gestionar las plantillas, activar la vista preliminar, imprimir y configurar la impresora.

Editar: Nos permite copiar, cortar y pegar celdas, objetos, texto y hojas; también podremos buscar y reemplazar texto dentro la hoja de trabajo activa o en todas las hojas del documento, deshacer y rehacer acciones, gestionar la modificaciones realizadas y administrar vínculos.

Ver:  Nos permite mostrar las barras de herramientas, la barra de estado, definir la escala de visualización del documento (zoom) y cambiar a la vista Previsualización del salto de página.

Insertar: Para insertar saltos manuales, símbolos, celdas, filas, columnas, hojas, hiperenlaces, notas, referencias, imágenes, sonidos y vídeos, funciones.

Formato: Para formatear los caracteres y los párrafos del texto, las celdas, filas, columnas y hojas, conversión de mayúsculas a minúsculas y viceversa, aplicación de estilos y formatos, formato condicional, autoformato, definir alineaciones y manejar objetos.

Herramientas: En donde encontraremos las opciones para comprobar ortografía y gramática,cambiar el idioma, acceder a la galería de imágenes, el administrador de extensiones, grabar y ejecutar macros y definir opciones generales del programa. Datos desde donde definiremos rangos de datos, estableceremos ordenación, filtros, criterios de validez, subtotales, piloto de datos (tablas dinámicas), texto a columnas, agrupación y esquema.

Ventana: Con la cual podemos ir cambiando entre los diversos documentos que tengamos abiertos en la aplicación o abrir nuevas ventanas para ver un mismo documento, además de dividir la vista actual o de fijar rangos de celdas que no se desplacen.

Ayuda: Desde donde podrás activar la ayuda de Calc y la herramienta ¿Que es esto? Dispone de opciones para que registres tu licencia de OpenOffice.org, compruebes y descargues e instales actualizaciones y te da información de la versión actual de OpenOffice.org que tienes instalada.

En el Área de Trabajo es el lugar principal donde escribimos datos y textos en las celdas, insertamos imágenes, objetos, etc., y damos formato a los mismos.

• Barra de Herramientas Estándar:  Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.

• Barra de Formato: Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

• Barra de Fórmulas: Se podrá teclear las diferentes fórmulas y funciones, como por ejemplo: Suma, Promedio, Mín, Max, Si, etc…

Dispone de tres botones y un área de edición. El primer botón invoca al asistente de funciones, el segundo, permite introducir una fórmula con la función Suma, y el tercero activa el modo edición de fórmulas.

• Barra de Estado:  Se sitúa en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo, en ella se indica el número de la hoja en la que se encuentra, así como otra información adicional que podría resultarle de utilidad.

Puedes activarla o desactivarla desde el menú Ver / Barra de estado.

Formato de Celda y Texto.-

Para dar formato a una celda o rango después de haberlas seleccionado iremos al menú Formato >>Celdas y veremos una ventana con varias pestañas en su parte superior:

Números: En Categoría seleccionamos el tipo de dato, y dependiendo de cuál sea se nos mostrarán a la derecha unas u otras opciones de configuración.

Podemos también definir el número de decimales, mostrar separador de miles, hacer que los números negativos se muestren en rojo, etc.

Una vez seleccionada la configuración deseada haremos click en Aceptar.

Fuente: En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Fuente.

En esta ventana como vemos, podemos seleccionar varias opciones de configuración referentes al texto.
En la parte inferior de la ventana se nos mostrará una previsualización de lo que estemos configurando.
Podremos cambiar más rápidamente el color de la letra desde el icono de la barra de herramientas .

Efectos de Fuente: Desde la barra de herramientas de OpenOffice Calc también podremos aplicar algunos formatos de texto, tales como el tipo y tamaño de letra , alineación  (izquierda, centrado, derecha) y características de formato  negrita, cursiva, subrayada).

Hay otras opciones de configuración útiles en la pestaña Efectos de fuente:

Alineación: En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Alineación. Servirá para dar alineación a la celda seleccionada. Después de haber seleccionado las configuraciones deseadas haremos click en el botón Aceptar.

Borde: En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Borde.

En ella podemos configurar entre otras cosas el estilo de línea, sombra, color, espacio de contenido. También podemos usar el icono de la barra de herramientas Formato.

Fondo: En la ventana Formato de celdas para configurar el color de fondo de las celdas seleccionaremos la pestaña Fondo. 

Protección de Celda: En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Protección de celda.

Marcando la casilla Protegido se impedirá que se modifique el contenido de las celdas seleccionadas.

Marcando la casilla Ocultar fórmulas no se mostrarán éstas en la Barra de fórmulas.

Para que estas configuraciones tengan efecto, hemos de ir posteriormente al menú Herramientas, Proteger documento y seleccionar Hoja se nos pedirá una contraseña que deberemos introducir si deseamos desbloquear posteriormente.

• Borrar Formatos de Celda:

Para borrar los formatos que hayamos aplicado a las celdas, hemos de ir al menú Editar, Eliminar contenidos, o , directamente con la tecla suprimir (delete).