Funciones

COMUNES:

• Función SUMA: Esta función permite a la persona sumar las cantidades que se encuentran en las celdas con la siguiente formula:

=SUMA(num1;num2;num3....)

Esta fórmula se la puede colocar uno mismo o también podemos hacer click en este icono

y nos aparecerá la siguiente ventana:

Para demostrar esta función tenemos el siguiente ejemplo:

Deseamos sumar los números que se encuentran desde la celda B2 hasta la celda B6 y mostrar el resultado en la celda B7 aplicaremos la formula anunciada arriba.

En el asistente de funciones quedaría de esta manera:

• Función PROMEDIO: La función promedio nos ayuda a calcular la media aritmética de una serie de números por ejemplo las notas de alguna asignatura. La formula de la función promedio es: =PROMEDIO(num1;num2;num3....)

El rango de datos que va entre los paréntesis, y sobre el que se va a calcular el promedio(parámetros), son ingresados automáticamente al seleccionarlos con el ratón.

Así mismo como en la suma se lo puede colocar manualmente o con el asistente de funciones:

Para demostrar la función Promedio tenemos el siguiente ejemplo:

Calcular el promedio desde la celda B2 hasta la celda B6 y el promedio aparezca en la celda B7:

En el asistente de funciones nos quedará así:

CONDICIONALES:

• Función SI: En esta función nos permite realizar condiciones, devolviendo un valor u otro a la celda que contiene la fórmula. La fórmula es:

  =SI(Prueba_Lógica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

Argumentos:

• Prueba_lógica: Es la condición que se tiene que evaluar. Por ejemplo, si una determinada celda contiene un valor, o es mayor o menor que un determinado valor o que otra celda.

• Valor_si_verdadero: En el caso de que la prueba lógica de como resultado VERDADERO, en este argumento especificaremos el valor que presentará la celda que alberga la fórmula.

• Valor_si_falso: En el caso contrario –no se cumple la condición y la prueba lógica da como resultado FALSO, en este argumento especificaremos el valor que presentará la celda que alberga la fórmula.

Por ejemplo tenemos:

Me muestre CORRECTO cuando en la celda A2 se ingrese un valor de 0, si no es así me muestre INCORRECTO.

Cuando el valor resulta ser falso:

Cuando resulta ser verdadero:

• Función NO: Es un valor o expresión que se puede evaluar como VERDADERO o FALSO, invierte el valor lógico del argumento. La fórmula es :

=NO(valor_lógico)

Si aplicamos el valor lógico de 0 la respuesta será verdadero:

Si aplicamos el valor lógico de 1 la respuesta sera falso:

• Función Y: Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos. La formula es =Y(valor_lógico1;valor_lógico2;valor_lógico3;.....)

Por ejemplo si en la celda B1 se inserta el valor 2 y en la celda B2 se inserta el valor 0, nos salga como respuesta VERDADERO, en caso contrario FALSO:

Cuando sea verdadero nos quedara así:

En caso contrario si ingresamos diferentes valores que no sean 2 o 0 nos tendrá que salir el valor de FALSO:

• Función O: Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos son verdaderos. A diferencia de la función Y es que en aquella función devolvía un valor VERDADERO siempre y cuando todos los valores lógicos que se ingresen sean verdaderos, caso contrario sera FALSO, en cambio en la función O devuelve un valor VERDADERO si cualquiera de los argumentos ingresados son verdaderos. La fórmula es:

=O(Valor_lógico1;Valor_lógico2;Valor_lógico3;.....)

Por ejemplo deseamos que en la celda C1 se ingresen valores menores a 3, y en la celda C2 se ingrese un valor igual a 2, tomando en cuenta que basta que un valor resulte verdadero para que me muestre el resultado en la celda C3, es decir que presente si es VERDADERO o FALSO:

En esta imagen resulta VERDADERO ya que se cumplió con las 2 condiciones propuestas:

En esta imagen de igual manera resulta VERDADERO pero solamente cumplió con la primera condición, la segunda NO:

En esta imagen es lo contrario resultó VERDADERO porque cumplió la segunda condición mientras que la primera NO:

En esta última imagen resultó FALSO porque porque no cumplió con ninguna de las 2 condiciones propuestas:

• Función VERDADERO: Devuelve un valor VERDADERO.

=VERDADERO()

• Función FALSO: Devuelve un valor FALSO.

=FALSO()

• Función SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

La fórmula es:

=SUMAR.SI(Área;Criterio;Área_suma)

Área: Es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar.

Área_suma: Son las celdas que se van a sumar.

Ejemplo: Nosotros en esta factura deseamos que en el SUBTOTAL 0% sume todos los valores del IMPORTE(M14:M23) pero solo los que NO tienen IVA(H14:H23):

Para eso utilizamos la formula =SUMAR(H14:H23;"NO";M14:M23) simplemente el AREA es lo que se desea evaluar, el CRITERIO es "NO" es decir los que contengan dicha palabra y el ÁREA es lo que se desea sumar con respecto al ÁREA seleccionada.

• Función CONTAR.SI: Esta función cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario.

La fórmula es:

=CONTAR.SI(Área;Criterios)

Un ejemplo pequeño pero claro es que se desea contar cuantas mujeres existen en una lista que hemos elaborado:

El resultado es 4, el ÁREA sería C4:C10 y el CRITERIO es "Mujer" ya que eso es lo que se pidió en el problema, lo que se encuentra en la columna B es solamente una referencia de que el numero 1 identifica a los Hombres y el numero 2 a las Mujeres.

Rango de Datos

Un rango es un conjunto de celdas que se seleccionan en una hoja de cálculo para realizar sobre ellas alguna operación.

• Seleccionar Rangos:

Con el Teclado:

Activamos la primera celda del rango que vamos a seleccionar, pulsamos la tecla "MAYUS", y sin soltarla, utilizando las teclas de movimiento activamos la tecla situada en la esquina opuesta del rango, al soltar la tecla "MAYUS" el rango quedará resaltado.

Con el Ratón:

Hacer clic en la celda de una de las esquinas del rango y sin soltar el botón izquierdo, arrastrar el ratón hasta la celda situada en la otra esquina del rango, cuando soltemos el botón del ratón el rango quedará resaltado.

• Nombrar un Rango:

Podemos poner especificar un nombre para un rango concreto, basta con seleccionar las celdas de "nuestro" rango y después seleccionar: INSERTAR / NOMBRE /DEFINIR y nos aparecerá la siguiente ventana:

Escribimos el nombre del rango y pulsamos sobre ACEPTAR.

• Copiar un Rango:

Para copiar un rango, basta con arrastrar el rango de datos seleccionado, manteniendo pulsada la tecla "CTRL" hasta el bloque en el que deseemos situar la copia.

Otra forma para copiar un rango es utilizando los comandos "COPIAR" y "PEGAR" del menú editar.

• Borrar un Rango:

Una vez seleccionado el rango que queremos borrar, pulsar la tecla "SUPR" o bien utilizar "ELIMINAR" del menú editar.

• Ordenar un Rango:

Primeramente seleccionaremos el rango, después pulsaremos DATOS/ORDENAR.

Referencias Absolutas

Cuando en una fórmula escribimos el nombre de una celda, lo que en realidad ocurre es que hacemos referencia a esa celda para poder utilizar el valor que almacena.

Las referencias pueden afectar a dos ámbitos distintos: los nombres de las celdas o los nombres de las hojas de cálculo del documento.

No siempre resulta interesante que al copiar una fórmula de una celda en otras se realize el proceso de copia por referencia.

Se logra ver que en la columna B es que todas multiplican la celda situada a su izquierda(Columna A) por una celda fija, B1. Podríamos decir que los números de las celdas A cambian, siendo fija B1.

Las celdas de la columna C multiplican la celda situada dos posiciones a su izquierda (Columna A) por una celda fija, C1. Los números de las celdas A cambias, siendo fija la C1.

Por lo tanto, no sirve escribir la fórmula en B2 y copiar por referencia al resto de celdas, pues hay celdas que deben ser fijas.

Para poder copiar por referencia la fórmula y quede siempre fija B2 para la columna B se utiliza las referencias absolutas.

Una referencia absoluta consiste en agregar un símbolo de $ justo delante de la letra y justo delante del número en el nombre de una celda. Para el caso que nos ocupa, deberíamos escribir en la celda B2 una fórmula como ésta: =A2*$B$1 .

Al copiar por referencia la celda B2 al rango de celdas B4:B11 veremos que en sus fórmulas cambia el número de las celdas A, pero se mantiene siempre fija la celda $B$1.

Haríamos lo mismo para la columna C; escribimos en la celda C3 una fórmula como ésta: =A2*$C$1 .

Al copiar por referencia la celda C2 al rango de celdas C3:C10 veremos que en sus fórmulas cambia el número de las celdas A, pero se mantiene siempre fija la celda $C$1.

Referencias Relativas

El principal problema al que nos enfrentamos al hacer uso de las referencias es que éstas cambian cuando se colocan en otras localizaciones, por ejemplo cuando copiamos y pegamos. Esto lo podemos comprobar en el siguiente ejemplo:

Tenemos la siguiente hoja de cálculo donde respecta a los ingresos y gastos de las necesidades de una familia como son: alimentación, salud, etc.

Una ves introducido los datos correspondientes procedemos a realizar la suma de la columna B en este caso de Ingresos.

Para calcular los datos referentes al resto de las columnas copiaremos la celda B8 en el total de las otras dos (C8 y D8).

Si activamos alguna de las dos celdas en las que hemos realizado el pegado: C8 o D8, en la barra de fórmulas comprobaremos que dicha fórmula no es la misma que copiamos de la celda B8.

Esto se debe a que Calc está utilizando lo que se conoce como Referencias Relativas, y que hace que al cambiar de localización, todas las referencias que aparecen se modifican en relación al desplazamiento.

Validación de Datos

Puede ser necesario proceder a definir la validez de las entradas a un rango de celdas, como puede ser un campo en una base de datos. Si el campo es una fecha, deberemos evitar que se escriba en él un número decimal y negativo. Si es una edad, evitaremos los negativos. Para concretar los criterios de validación deberemos seguir la secuencia Datos - Validez. Para esto hacemos click en DATOS / VALIDEZ

Donde nos aparecerá la siguiente ventana:

Esta ventana contiene las pestañas: Criterios, Ayuda de entrada, Mensajes de error, procedemos a revisar la pestaña Criterios:

En esta pestaña lo que se realiza es colocar la condición para que sea validada la celda seleccionada.

Demostramos con un ejemplo:

En esta ventana lo que hacemos es dar las respectivas condiciones para darle validez a la celda B2, quiere decir que solamente nos permitirá ingresar números ENTEROS entre 2 números en este caso del 0 al 20.

En la pestaña Ayuda de entrada:

En esta pestaña lo que hace es ayudar a la persona que esta realizando esta validación a darle un mensaje antes de colocar el valor, solamente seleccionando la celda donde aparecerá el siguiente mensaje: "Ingrese números entre 0 y 20".

En la pestaña Mensajes de Error:

En esta pestaña nos permitirá aparecer un mensaje de error cuando no se haya ingresado correctamente. Demostrando con este ejemplo es decir si nosotros colocamos el numero 24 en la celda B2 nos aparecerá el mensaje de error "Haz un nuevo intento!!! solo números del 0 al 20", porque ya está validada para un rango entre 0 y 20.

Formato Condicional

El formato condicional permite que una celda o rango cambien su formato en función de su contenido o de la evaluación de una fórmula.

Para acceder a dar formato hacemos click en FORMATO / FORMATO CONDICIONAL

Se puede aplicar hasta 3 posibles condiciones a la celda o rango de celdas sobre las que se aplicará el formato correspondiente al resultado de la evaluación.

• Si una de las condiciones se cumple, se aplicará el estilo de celda indicado.
• Si no se cumple ninguna de las condiciones, la celda mantendrá su propio formato, por lo que podemos utilizar esta característica como una cuarta condición.

En el primer desplegable evalúa el valor de la celda y cambia su formato en función del resultado de la evaluación; si resulta VERDADERO aplicará el formato definido en el desplegable Estilo de celda.

En el segundo desplegable que el valor de la celda sea igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, distinto que, entre o no entre los valores o celdas que referenciaremos en el cuadro situado a la derecha de este desplegable.

• Para que se entienda se mostrará un EJEMPLO:

Deseamos que desde la celda B5 hasta B13 (B5:B13) cuando coloquemos solamente números menores a 4 ( incluyen los negativos) nos salga con negrita, un fondo color azul y el color de la letra sea blanca.

Elegimos el estilo de la celda:

El resultado de esta practica nos quedara así: